Электронные накладные RS.ge в ресторане: как не терять время

Понедельник, десять утра. Привозят зелень, мясо и молочку, водитель торопится, шеф пересчитывает ящики, а в углу кухни уже лежит стопка бумажек и непроверенных уведомлений. Знакомая картина? Для многих заведений в Грузии электронная накладная на портале RS.ge — это ещё одна задача, которую откладывают «на вечер». К пятнице вечер превращается в два часа сверки, а часть поставок вообще не попадает в учёт.

Где на самом деле уходит время

Сама накладная — не проблема. Время съедают четыре вещи:

• Двойной ввод. Сначала накладную открывают на портале, потом руками переносят позиции в таблицу или учётную систему.
• Разные названия. Поставщик пишет «Сыр сулугуни 1 кг», у вас в номенклатуре — «Сулугуни». Каждый раз приходится сопоставлять вручную.
• Расхождения при приёмке. В накладной 20 кг, на весах 18,5 кг. Если это не зафиксировано в момент приёмки, спор с поставщиком через три дня уже не выиграть.
• Забытые накладные. Поставка прошла, а накладная осталась «висеть». Склад показывает одни остатки, реальность — другие.

Какие бывают типы накладных

Для ресторана важно различать несколько видов:

• С транспортировкой — поставщик везёт товар вам сам.
• Без транспортировки — вы забираете товар на своей стороне, например с рынка или со склада.
• Возвратная — вы возвращаете товар поставщику.
• Внутреннее перемещение — например, между точками одной сети.

Если вы понимаете, какой тип перед вами, проще ответить на вопрос «что делать с этой поставкой дальше». Детали оформления и требования к документам лучше уточнять у бухгалтера и на RS.ge — правила и формы могут меняться.

Простой порядок приёмки на 10 минут

1. Откройте накладную до приезда водителя или прямо при разгрузке. Вы должны видеть, что поставщик заявил.
2. Сверьте по факту. Взвесьте то, что продаётся на вес, пересчитайте штучное, проверьте сроки годности.
3. Отметьте расхождения сразу. Недовес и брак фиксируйте на месте, пока водитель рядом.
4. Определите склад назначения. Бар, кухня, основной склад — товар должен попасть туда, где он будет использоваться.
5. Закройте накладную в тот же день. Правило «ни одной открытой накладной на следующее утро» работает лучше любых напоминаний.
6. Раз в неделю смотрите на статусы. Что получено полностью, что частично, что пропущено, что отменено поставщиком.

Почему стоит один раз настроить соответствия

Самая нудная часть — сопоставление позиций поставщика с вашей номенклатурой. Но это делается один раз на товар. Если система запоминает, что «Сыр сулугуни 1 кг» от конкретного поставщика — это ваш «Сулугуни», все следующие накладные разбираются почти автоматически. Для кухни это ещё и вопрос точности: актуальная закупочная цена напрямую влияет на себестоимость блюд.

Пример: сколько это стоит в часах

Возьмём условный пример, он иллюстративный. Допустим, в неделю приходит 12 накладных, и на каждую уходит по 12 минут ручного ввода и сверки. Это 2 часа 24 минуты в неделю, около 10 часов в месяц. Если время управляющего или бухгалтера стоит денег, эта цифра легко переводится в лари. А если накладные ещё и теряются, к ним добавляются неучтённые остатки и расхождения в инвентаризации.

Как с этим помогает RestIQ

В RestIQ есть прямая интеграция с RS.ge: накладные поставщиков подтягиваются с портала автоматически, поддерживаются типы «с транспортировкой», «без транспортировки», возвратные и внутреннее перемещение. Позиции сопоставляются с вашей номенклатурой по штрихкоду или названию, соответствия запоминаются, а оприходование на выбранный склад (бар, кухня, основной склад) делается в один клик с пересчётом остатков и себестоимости. Статусы с портала синхронизируются, акты возврата поставщику можно отправлять в RS.ge прямо из системы, а списки накладных выгружаются в Excel для бухгалтера. Подробнее — на странице возможностей; интеграция с RS.ge входит в тариф Core, см. тарифы.

Вывод

Накладные не должны съедать вечера. Откройте документ при приёмке, зафиксируйте расхождения на месте, закройте накладную в тот же день и один раз настройте соответствия. Остальное — дело автоматизации. Если хотите увидеть, как это выглядит на практике, попробуйте: 14 дней бесплатно — оставьте заявку.